Bagaimana Cara Menulis Surat Resign Yang Baik? Simak Tips Ini

Jakarta, Dexpert.co.id – Mengundurkan diri dari suatu perusahaan adalah salah satu hak setiap orang. Ketika memutuskan untuk mengundurkan diri, seseorang diharuskan untuk menulis surat pengunduran diri atau surat resign, salah satunya adalah untuk kebutuhan administrasi.

Karyawan yang mengundurkan diri berarti memutus atau mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan terkait. Dengan demikian, hak dan kewajiban akan berakhir.

Surat resign harus diajukan sebelum pengunduran diri. Biasanya, surat resign diberikan dalam waktu satu bulan sebelum berhenti bekerja alias one month notice. Hal tersebut dilakukan karena menyangkut mobilitas perusahaan.

Ada banyak faktor yang mendorong seseorang memutuskan untuk resign dari pekerjaannya saat ini, yakni mendapatkan tawaran yang lebih baik di perusahaan lain, merasa mendapatkan lingkungan kerja yang tidak sehat, pekerjaan tidak sesuai minat, merasa tidak berkembang, atau lokasi kantor yang terlalu jauh. Apapun alasannya, Anda perlu membuat surat resign.

Apa Itu Surat Resign?

Saat memilih untuk mengundurkan diri, Anda perlu menulis sebuah surat resign. Surat tersebut memiliki fungsi administratif untuk memberitahukan atasan dan HRD bahwa Anda memutuskan untuk berhenti bekerja dari perusahaan tersebut.

Saat surat resign diberikan ke atasan atau HRD maka surat menjadi pemberitahuan bahwa perusahaan harus segera mencari pengganti. Surat resign tidak bisa diajukan mendadak karena perusahaan butuh waktu untuk mencari karyawan pengganti. Hal ini juga penting untuk dilakukan agar hubungan Anda dengan perusahaan tetap terjalin baik meski tidak bersama lagi.

Surat resign atau pengunduran diri perlu dibuat dengan baik dan sopan. Ini penting untuk menunjukkan bahwa Anda adalah pekerja dengan profesionalisme tinggi. Selain bakal membuat citra positif di tempat kerja lama, ini juga menjadi sikap yang perlu Anda miliki sebelum bergabung dengan perusahaan baru.

Siapkan Ini Sebelum Buat Surat Resign

Bekerja di suatu perusahaan dalam jangka waktu yang cukup lama membuat Anda merasa sudah sangat akrab seperti keluarga. Jika sudah begini, membuat surat resign adalah hal yang tidak mudah.

Meski begitu, tidak ada salahnya dalam membuat surat resign dan ini bisa menjadi hal penting agar perusahaan tersebut punya waktu untuk mencari pengganti Anda. Siapkan ini sebelum membuat surat resign:

1. Menulis Surat Resign

Jangan lupa untuk meninggalkan kesan yang baik pada perusahaan. Caranya, Anda bisa menulis surat resign yang baik dan sopan. Jadi, gunakan pilihan kata yang tepat dalam menuliskan surat pengunduran diri sebelum menyampaikannya ke atasan dan HRD.

2. Cari Waktu yang Tepat untuk Bertemu Atasan

Bicarakan dengan baik niat mengundurkan diri ini kepada atasan Anda. Memang tidak mudah, tetapi Anda bisa menyiasatinya dengan mencari waktu yang tepat untuk bertemu atasan. Cobalah untuk mencari waktu ketika atasan Anda sedang tidak sibuk, saat beliau memiliki suasana hati yang baik, atau tidak memiliki janji rapat dengan seseorang.

Cara lain yang bisa Anda lakukan adalah dengan membuat janji temu terlebih dahulu melalui email atau telepon. Ketika waktunya tepat, Anda bisa mengungkapkan alasan pengunduran diri tersebut kepada atasan.

3. Luangkan One Month Notice

One month notice (satu bulan pemberitahuan) ini diperlukan perusahaan lama untuk mencari dan mendapatkan karyawan baru agar posisi yang Anda tinggalkan tidak kosong. Dengan begitu, mobilitas perusahaan tetap bisa terjaga.

Permohonan pengunduran diri sudah diatur oleh pemerintah melalui Undang-Undang (UU). Peraturan ini tertuang dalam UU Pasal 26 ayat 2 Keputusan Menteri Tenaga Kerja terkait syarat pengunduran diri dari tempat kerja yang berbunyi:

Pekerja atau buruh mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis dengan disertai alasannya selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri:

Pekerja atau buruh tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri

Pekerja atau buruh tidak terikat dalam ikatan dinas

Mengacu pada peraturan pemerintah, sebaiknya mengikuti aturan one month notice sebelum resign dari perusahaan lama.

4. Cek Kontrak

Sebelum resign, cek kontrak yang sudah Anda tanda tangani terlebih dahulu di awal masa kerja. Hal ini berguna untuk melihat apakah ada denda yang harus dibayar jika mengundurkan diri sebelum kontrak habis.

Konsekuensi yang akan Anda dapatkan ketika resign sebelum kontrak habis biasanya berupa pengganti gaji dalam periode tertentu atau senilai gaji di sisa masa kontrak.

5. Periksa Kebijakan Resign

Setiap perusahaan punya kebijakan pengunduran diri yang berbeda-beda, termasuk waktu pengunduran diri. Ada juga yang memiliki aturan dua bulan pemberitahuan sebelum resign. Sebisa mungkin, berikan informasi jauh-jauh hari sebelum resign dari tempat Anda bekerja.

6. Delegasikan Pekerjaan

Jika sudah tahu siapa yang akan menggantikan posisi Anda nanti, sediakanlah waktu untuk membantu orang tersebut mempelajari job desk yang akan dikerjakan. Ini jelas akan mempermudah proses transisi.

Bila Anda tidak bisa langsung memberikan panduan, cobalah untuk buat panduan alur kerja hingga kontak yang dapat dihubungi ketika mereka punya pertanyaan. Memang bukan sebuah keharusan, tapi hal ini akan meninggalkan kesan yang baik dan profesional kepada partner kerja Anda.

Jenis-jenis Surat Resign

1. One Month Notice

Surat resign pada umumnya mengacu pada sistem one month notice, yakni pemberitahuan satu bulan sebelum Anda resmi mengundurkan diri dari perusahaan. Pemberitahuan dengan sistem ini berarti memberi perusahaan waktu untuk mencari pengganti Anda. One month notice menjadi sistem atau waktu pengunduran diri yang menjadi standar di banyak perusahaan.

2. Two Weeks Notice

Selain one month notice, ada juga two weeks notice. Sesuai namanya, two weeks notice adalah pemberitahuan dua minggu sebelum Anda resmi mengundurkan diri dari perusahaan.

Pemberitahuan ini terkesan lebih mendadak ketimbang one month notice. Jika ingin benar-benar resign, Anda harus memiliki alasan yang jelas dan logis untuk disampaikan ke perusahaan tempat bekerja saat ini.

Perhatikan Ini Sebelum Resign

Hal yang Harus Dilakukan

* Tetap menjalin silaturahmi dengan partner kerja dari perusahaan lama
* Tetap bekerja secara profesional hingga hari terakhir Anda kerja di perusahaan lama
* Menghapus file pribadi di perangkat yang digunakan di tempat kerja
* Membawa barang pribadi dari tempat kerja lama.

Hal yang Tidak Boleh Dilakukan

* Tidak membicarakan hal-hal negatif terkait atasan
* Rencana pengunduran diri Anda harus diketahui terlebih dahulu oleh atasan. Jangan sampai atasan tahu dari orang lain perihal resign yang Anda ingin ajukan
* Tidak melakukan hal-hal negatif sampai hari terakhir bekerja di perusahaan lama.

Format dan Isi Surat Resign

* Nama kota dan tanggal
* Nama perusahaan dan alamat perusahaan
* Salam pembuka
* Alasan mengapa Anda ingin resign
* Mencantumkan tanggal kapan Anda terakhir bekerja
* Mengucapkan permohonan maaf dan terima kasih
* Salam penutup dan tanda tangan.

Contoh Surat Resign

1. Contoh Surat Resign Sederhana
Jakarta, 29 Agustus 2022
Kepada Yth,
Kepala HRD (Perusahaan Anda) / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)
di (Lokasi Perusahaan Anda)
Dengan hormat,
Melalui surat tertulis ini, saya atas nama (Nama Anda) bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari posisi (masukkan jabatan Anda) di (masukkan nama perusahaan).
Saya mengajukan pengunduran diri karena ingin menjalankan bisnis sendiri. Melalui surat ini, saya juga ingin mengabarkan bahwa hari terakhir saya bekerja adalah tanggal (masukkan tanggal).
Saya ucapkan terima kasih atas kesempatan kerja yang telah diberikan kepada saya selama 5 tahun ini. Saya mohon maaf jika selama saya bekerja banyak melakukan kesalahan yang mungkin merugikan pihak perusahaan.
Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu. Semoga (Perusahaan Anda) akan semakin berkembang dan maju.
Hormat Saya,
(Nama Anda)

2. Contoh Surat Resign Resmi

Jakarta, 29 Agustus 2022
Kepada Yth,
HRD (Perusahaan Anda) / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)
di (Lokasi Perusahaan)
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: Nama Anda
Departemen: Departemen Anda
Jabatan: Jabatan Anda
No Induk Karyawan: NIK Anda
ingin mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan dengan alasan mendapat tawaran kerja baru di perusahaan lain. Melalui surat ini, saya juga ingin mengabarkan bahwa hari terakhir saya bekerja adalah tanggal (masukkan tanggal).
Adapun surat ini dibuat berdasarkan dengan ketentuan dan kontrak kerja yang tertulis pada surat kesepakatan bersama antara karyawan dan perusahaan. Surat ini juga dibuat berdasarkan dengan Undang-Undang kerja dan sesuai dengan prosedur hubungan Industrial (Perusahaan Anda) tanpa ada tendensi apapun yang tersembunyi di dalamnya.
Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain. Semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu.
Hormat saya,
(Nama Anda)

3. Contoh Surat Resign Profesional

Jakarta, 29 Agustus 2022
Yth, HRD / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)
PT (Perusahaan Anda)
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: Nama Anda
Tempat, tanggal lahir: Tempat, Tanggal Lahir
Alamat : Alamat Lengkap Anda
Departemen : Departemen Anda
Bermaksud untuk mengajukan permohonan mengundurkan diri dari PT (Perusahaan Anda), karena adanya masalah pribadi yang tidak bisa dijelaskan. Namun, saya berterima kasih karena selama saya bekerja di PT (Perusahaan Anda) ini, saya menerima banyak ilmu dan pengalaman kerja. Sehingga saya ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh rekan kerja yang ada.
Sekian surat pengunduran diri saya. Tak lupa juga saya mohon maaf sebesar-besarnya atas kesalahan yang saya perbuat.
Hormat saya,
(Nama Anda)

4. Contoh Surat Resign Bahasa Inggris

August 29th, 2022
Dear (nama atasan)
Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as [jabatan] in [nama perusahaan]. My final day will be [date of last day] as per my notice period.
I would like to thank you for the opportunity to have worked in the position for the past [time in employment]. I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues. I will take a lot of what I have learned with me in my career and look back at my time here as a valuable period of my professional life.
During the next [notice period in weeks], I will do what I can to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Please let me know if there is anything further I can do to assist in this process.
Sincerely,
[Your Name]

Itulah penjelasan lengkap mengenai surat resign atau surat pengunduran diri karyawan. Ada beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan sebelum membuat surat resign.

Jangan lupa untuk sampaikan surat resign tersebut kepada atasan dan HRD Anda di perusahaan lama. Anda bisa mengikuti contoh surat resign di atas. Semoga bermanfaat!